Slik behandler vi opplysninger om elever og foresatte
Dette gjør vi:
- Indre Kåfjord Barne- og Ungdomsskole arbeider seriøst og nøyaktig for at personlige opplysninger knyttet til elever ikke skal komme på avveie eller bli misbrukt.
- Rektor er ansvarlig for at disse opplysningene blir brukt riktig og blir oppbevart på en trygg måte.
- De opplysningene som vi har fått, bruker vi bare slik lover og regler tilsier at vi skal gjøre.
- Alle ansatte vet at opplysningene bare skal brukes til det som er nødvendig for å drive skole.
- Vi deler opplysningene bare med dem som norsk lov sier vi skal dele dem med.
- Hvis noen andre spør om å få opplysninger, svarer vi at vi bare kan dele opplysninger når den det gjelder, har gitt tillatelse til dette.
Dette er de opplysningene som vi har og som vi bruker:
- Navn på alle elever og deres foreldre eller foresatte med adresse, elevens fødselsnummer, telefonnummer og e-postadresse.
- Andre opplysninger som er nødvendig for at vi skal ha kontakt med foreldre eller foresatte på riktig måte.
- Opplysninger som vi har fått gjennom samarbeid mellom skole og hjem.
- Opplysninger om skolearbeidet til en elev, f.eks. vurderinger, karakterer, fravær etc.
- Noen ganger har vi opplysninger om elevers helse, f.eks. om allergier.
- Spesielle opplysninger som f.eks. skyss for enkelte elever, spesialundervisning m.m.
- Informasjon i datasystemet om elevers pålogging.
- Bilder.
Slik oppbevarer vi opplysningene:
- Elevvurderinger og opplysninger om fravær lagres i spesielle systemer for å sikre at opplysningene ikke kommer på avveie.
- Når skolen mottar brev eller informasjon med personlige opplysninger om eleven, er vi spesielt nøye med at ingen får vite hva som står i brevet, unntatt den eller de av lærerne som trenger å vite om innholdet for å gi god undervisning.
- De opplysningene som det er viktig at bare noen få på skolen vet noe om, holder vi nedlåst i arkivskap når opplysningene står på papir. Slike opplysninger kan også finnes i datasystemet, men da er de lagret slik at man må ha passord for å få tak i dem. Det passordet gir rektor til dem som må ha disse opplysningene for å kunne gi riktig hjelp til eleven.
- Vi har en avtale med ett eksternt datafirma som sørger for at ingen kan bryte seg inn i datasystemet vårt.
- Vi ber om samtykke fra elever og deres foresatte før vi tar, oppbevarer eller publiserer bilder.
Så lenge tar vi vare på personlige opplysninger:
- Navn på elever og alle halvårskarakterer og alle standpunktkarakterer blir tatt vare på for bestandig. Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag en elev har fått undervisning i.
- Det som lærerne har notert om oppførselen til en elev gjennom skoleåret, blir slettet når karakteren blir gitt og fristen for å klage har gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen og lærerne mener de har nytte av notatene.
- Vedtak om skyss tar skolen vare på bare det året vedtaket gjelder. Andre dokumenter om en elev, f.eks. vedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner m.m. tas vare på så lenge skolen har bruk for dokumentene. Deretter blir de makulert.
- Når en elev slutter ved skolen, tar vi vare på navn og adresse slik at vi kan ta kontakt hvis myndighetene ber oss om å gjøre det. Ellers vil vi bare bruke denne adressen når eleven/foresatte har gitt oss tillatelse til å sende brev. Eleven/foresatte kan trekke den tillatelsen tilbake.
- Hvis du som leser dette, vil vite hvilke opplysninger skolen har lagret om deg, kan du ta kontakt med skolen, så vil vi fortelle deg det. Det er jo dine opplysninger det handler om!